Đảm nhiệm các công việc liên quan đến khía cạnh truyền thông đòi hỏi người thực hiện phải có kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Kế hoạch truyền thông mẫu với các thành phần cơ bản dưới đây sẽ là gợi ý tuyệt vời cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm với việc lập kế hoạch. Cùng Truyền thông TMS tham khảo nhé!
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng kế hoạch
Các bản kế hoạch truyền thông mẫu thường không đề cập đến việc phân tích ngoại cảnh, xong đây là khâu quan trọng nếu bạn muốn kế hoạch của mình bám sát và giải quyết đúng vấn đề mà doanh nghiệp đặt ra.
Phần phân tích gồm 3 nội dung chính. Những nội dung này có thể được trình bày trong kế hoạch truyền thông mẫu hoặc không, nhưng nên được trình bày trong trường hợp người viết cần thuyết trình, tăng sức thuyết phục cho bản kế hoạch.
1. Bối cảnh sự kiện
Phần này đề cập đến những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp, người lập kế hoạch cần trả lời các vấn đề như:
- Định vị, vị thế thương hiệu
- Sự kiện truyền thông này về vấn đề gì? Mục đích là gì?
- Kế hoạch truyền thông mẫu có bao gồm các sự kiện nhỏ khác không?
- Những mốc thời gian quan trọng là gì?
- Lực lượng tham gia sự kiện gồm những người góp mặt, staff, ban tổ chức, đối tác,…
2. Tổng quan môi trường bên ngoài
Đặt doanh nghiệp trong một môi trường kinh doanh, người lập kế hoạch truyền thông mẫu cần phân tích các yếu tố từ môi trường tác động đến khía cạnh truyền thông của doanh nghiệp. Phân tích môi trường bên ngoài doanh nghiệp được thực hiện bằng việc áp dụng các mô hình như:
- PEST (Bao gồm Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ): Là mô hình xác định ảnh hưởng của những khía cạnh bên ngoài lên sự kiện truyền thông, tuy nhiên thường chỉ dùng cho những sự kiện quy mô lớn.
- SWOT (Gồm Điểm mạnh, Yếu, Cơ hội, Thách thức): Là mô hình hiệu quả trong việc giúp doanh nghiệp xác định ưu thế, tiềm năng nội tại của mình.
Bên cạnh đó việc trả lời một số câu hỏi liên quan đến đối thủ, xác định sự ủng hộ hay cản trở của các yếu tố bên ngoài lên sự kiện có thể gúp đoanh nghiệp hình dung bối cảnh môi trường bên ngoài sự kiện.
3. Đối tượng liên quan đến sự kiện
Kế hoạch truyền thông mẫu nên lường trước đến sự xuất hiện của các thành phần người tham dự, trong đó có những đối tượng mà bạn mong muốn tham dự. Các bên liên quan đến sự kiện có thể là khách mời, người tiêu dùng, nhà phân phối, báo giới, nhà đầu tư,…
Bên cạnh sự xuất hiện của các đối tượng này, người lập kế hoạch còn nên lường trước những phản ứng, hành động, phát ngôn của họ tại sự kiện hoặc hậu sự kiện. Điều này giúp bạn luôn trong tâm thế sẵn sàng ứng phó với các tình huống xấu.
Phần lập kế hoạch
Kế hoạch truyền thông mẫu thường có những mục sau:
1. Mục tiêu sự kiện
Trước khi lên kế hoạch, bạn cần xác định mục tiêu truyền thông của sự kiện. Mục tiêu truyền thông có thể có hoặc không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để xác định mục tiêu, hãy trả lời những câu hỏi:
- Bạn muốn giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ hay cung cấp thông tin về các vấn đề liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ?
- Bạn cần xoa dịu công chúng, thanh minh hay tìm kiếm sự ủng hộ?
- Bạn muốn nâng cao danh tiếng và tăng khả năng nhận diện thương hiệu?
2. Công chúng mục tiêu
Xác định công chúng mục tiêu là một trong những bước không thể thiếu trong kế hoạch truyền thông mẫu, giúp doanh nghiệp hình thành chương trình cụ thể cho sự kiện nhằm hướng đến đúng đối tượng người tham gia.
Nhóm công chúng mục tiêu là nhóm đối tượng mà bạn muốn tiếp cận nhất, nên cân nhắc vai trò của họ trong sự kiện, mức độ nhận biết thương hiệu và hiểu biết của họ về chủ đề sự kiện.
3. Chiến lược triển khai
Xác định mục tiêu và đối tượng công chúng trong kế hoạch truyền thông mẫu cũng giống như việc doanh nghiệp đã biết mình muốn đi đến đâu, muốn tiếp cận ai. Điều này giúp bạn hình thành chiến lược phù hợp cho các hoạt động truyền thông.
Người lập kế hoạch cần trả lời những câu hỏi:
- Công cụ bạn sử dụng sẽ là gì?
- Bạn có muốn chủ động giúp công chúng hiểu về chủ đề, hay để họ tự tìm kiếm thông tin?
- Bạn tiếp cận họ bằng cách nào
- Thứ tự sự kiện xuất hiện trên báo và các phương tiện truyền thông mạng xã hội ra sao?
4.Tuyên bố
Tuyên bố trong sự kiện còn có thể được coi như định vị campaign. Tuyên bố có thể là một hay một hai câu nói ngắn gọn nhưng lại gói gọn và đầy đủ kế hoạch truyền thông mẫu.
5. Thông điệp truyền thông
Trong kế hoạch truyền thông mẫu, thông điệp truyền thông là yếu tố không thể thiếu, vì nó cho biết bạn muốn nói những gì với mọi người, cũng là điều giúp người tham dự ấn tượng và nhớ nhất về sự kiện.
Thông điệp cần đáp ứng:
- Phù hợp với mục tiêu
- Truyền tải được những giá trị, nội dung độc đáo mới mẻ
- Thể hiện các tính năng, sự thật ấn tượng bằng tên riêng, các con số,…
- Thông điệp cần có tính bao quát và dễ tiếp cận với mọi nhóm công chúng mục tiêu
6. Chiến thuật tiến hành
Để đưa tuyên bố và thông điệp truyền thông đến công chúng, bạn cần đi theo trình tự nhất định kết hợp với chiến thuật tiến hành hiệu quả. Trong trường hợp vấn đề mà bạn đặt ra không có ảnh hưởng nhất định với công chúng, bạn cần thực hiện nước nâng cao nhận thức của công chúng về vấn đề trước.
Trong kế hoạch truyền thông mẫu, chiến thuật càng chi tiết càng tốt. Vì vậy người lập kế hoạch nên đặt timeline cho từng giai đoạn triển khai, từng hạng mục và hoạt động truyền thông riêng biệt.
7. Phân tích rủi ro
Rủi ro là vấn đề quan trọng và không nên xem thường nếu bạn là người hoạt động ở lĩnh vực truyền thông, tiếp thị. Vì vậy các kế hoạch truyền thông mẫu đều nên có phần dự tính những rủi ro và tình huống xấu phát sinh.
Rủi ro nên được trình bày dưới dạng những câu hỏi và câu trả lời. Điều này giúp bạn giải đáp được thắc mắc của đội ngũ nhân sự trong quá trình triển khai kế hoạch.
8. Dự trù kinh phí
Ngân sách cho kế hoạch truyền thông mẫu sẽ chi phối rất nhiều yếu tố, nếu không dự trù kinh phí, bạn sẽ lâm vào tình trạng thiếu trước hụt sau, hoặc không tận dụng tối đa tài nguyên để đem lại hiệu quả cao nhất.
9. Cách đánh giá
Hãy đặt ra một số tiêu chí đánh giá để đo lường hiệu quả của việc triển khai theo kế hoạch truyền thông mẫu. Các tiêu chí này liên quan mật thiết đến mục tiêu của sự kiện, hoạt động truyền thông.
Trên đây là những mục, yếu tố quan trọng cần có trong kế hoạch truyền thông mẫu. Mong rằng bài viết đã đem lại thông tin bổ ích cho bạn!
Xem thêm:
Các kênh truyền thông trong marketing mà doanh nghiệp cần biết
