Sự gắn kết chặt chẽ giữa các nhân viên trong công việc chính là động lực phát triển mạnh mẽ của mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Để hiện thực hóa được điều này thì doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ chuyên nghiệp và hiệu quả. Vậy kế hoạch truyền thông nội bộ là gì và nó có ý nghĩa thế nào trong thành công của doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Thế nào là kế hoạch truyền thông nội bộ?
Kế hoạch truyền thông nội bộ hay Internal Communications là hoạt động mà nhân viên, phòng ban, các cấp trong một doanh nghiệp giao tiếp và tương tác với nhau. Mục đích là truyền tải mọi thông tin xoay quanh vấn đề công việc như kế hoạch, quyết định, chính sách hay định hướng của doanh nghiệp,…cũng như xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa mọi nhân sự trong một doanh nghiệp.
Ý nghĩa và vai trò của kế hoạch truyền thông nội bộ
Nếu không xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ bài bản, doanh nghiệp sẽ gặp khó trong việc giúp các nhân viên nhận thức rõ về yêu cầu công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của mình để cùng nhau làm việc và góp sức vào thành công chung của doanh nghiệp.
Vây chính xác việc có một bản kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp gì cho doanh nghiệp?
- Thúc đẩy việc giao tiếp nội bộ để gắn kết mọi cá nhân, mọi bộ phận trong doanh nghiệp với nhau.
- Truyền tải nhanh chóng và chính xác mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp về các hoạt động, sự kiện, khen thưởng, kế hoạch,….Không để nhân viên nhận thông tin sai từ kênh truyền thông khác.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cho những vấn đề còn tồn đọng để giúp doanh nghiệp phát triển hơn.
- Giải quyết mọi vấn đề gây tranh cãi và nhạy cảm một cách hợp tình hợp lý.
- Giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng tại nơi mình làm việc, từ đó khuyến khích và thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên để đóng góp thêm nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Bước 1: Đánh giá thực trạng của nội bộ
Hãy bắt đầu quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ bằng việc nghiên cứu và đánh giá tình hình giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp để xác định những vấn đề còn tồn đọng. Từ đó đưa ra hướng giải quyết hợp lý nhất.
Để làm được điều này, hãy trả lời các câu hỏi sau đây:
- Đánh giá tổng quan tình hình của doanh nghiệp (tình hình kinh doanh, nhân sự, sự thay đổi trong định hướng và chiến lược,…)
- Đâu là hoạt động truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp đã, đang và sắp sửa triển khai?
- Những hoạt động ấy đã phát huy hiệu quả chưa?
Bước 2: Xác định đối tượng
Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định được đâu là đối tượng mà thông tin của mình cần nhắm đến để quá trình thực hiện các công việc diễn ra hiệu quả. Nhất là khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự, bộ máy quản lý hay định hướng kinh doanh,….thì việc xác định đúng đối tượng nhận thông tin sẽ ít gây ra sự bỡ ngỡ và thiếu nhất quán trong nội bộ.
Vậy làm sao để xác định được đúng đối tượng truyền thông? Hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Xác định thông tin được truyền tải hướng đến nhân viên nào, bộ phận nào?
- Ai có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên của bạn lại không?
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông
Bất kỳ một bản kế hoạch nào cũng không thể thiếu mục tiêu hoạt động. Vì vậy hãy lên những mục tiêu truyền thông nội bộ thật chi tiết bằng cách áp dụng mô hình SMART:
- S (Specific): Mục tiêu cụ thể
- M (Measurable): Mục tiêu đo lường được
- A (Attainable): Mục tiêu có thể đạt được
- R (Relevant): Mục tiêu thực tế
- T(Timebound): Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Kế hoạch truyền thông nội bộ
Đặc biệt, để xác định mục tiêu dễ dàng và hiệu quả hơn, hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Mục tiêu thật sự của doanh nghiệp là gì?
- Những hành động mà nhân viên cần thực hiện để đạt được mục tiêu là gì?
- Thông điệp truyền thông nội bộ là gì?
Bước 4: Xác định chiến lược cho bản kế hoạch
Sau khi đã xác định được mục tiêu mà mình cần đạt trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ thì bạn cần xây dựng một chiến lược để định hình những công việc cần làm nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dễ dàng và chính xác hơn.
Để xây dựng chiến lược, bạn cần làm rõ các yếu tố sau:
- Các hình thức công nhân viên hiện có của doanh nghiệp.
- Lộ trình đào tạo và thăng tiến cho nhân viên.
- Sự minh bạch, nhất quán về thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên.
- Thời gian triển khai chiến lược truyền thông nội bộ.
- Người chịu trách nhiệm triển khai chiến lược.
Bước 5: Đo lường hiệu quả của kế hoạch
Sau khi triển khai chiến lược thì việc cuối cùng bạn cần làm chính là đo lường mức độ hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ để kiểm tra liệu những mục tiêu đã đề ra có được hoàn thành hay không. Đồng thời phát hiện và dự đoán những rủi ro để có thể đề xuất những điều chỉnh hợp lý nhất.
Hãy tiến hành đo lường dựa trên những tiêu chí sau:
- Mức độ tương tác của nhân viên với thông tin nội bộ.
- Nhân viên đã thay đổi như thế nào về suy nghĩ và hành vi sau khi tiếp nhận thông tin.
- Các chỉ số về tỉ lệ giữ chân nhân viên, turnover rate, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc,…
Như vậy thông qua bài viết này, truyền thông TMS đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về tầm ảnh hưởng của kế hoạch truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp chính xác và kịp thời nhé!
