Hệ thống thống thông tin trong doanh nghiệp là một trong nhiều yếu tố quyết định đến khả năng vận hành hiệu quả của mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Vậy thế nào là hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và chính xác hệ thống này ảnh hưởng ảnh hưởng ra sao đến doanh nghiệp? Cùng truyền thông TMS đi tìm lời giải đáp trong bài viết này nhé!
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là gì?
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là thuật ngữ chỉ các hoạt động xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp với nhau để hỗ trợ tối đa cho công tác điều hành doanh nghiệp. Những thông tin và dữ liệu được lưu hành trong nội bộ chính là cơ sở để doanh nghiệp ra các quyết định, phân tích dữ liệu để cải thiện hoạt động kinh doanh của mình, đồng thời tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp chính là công cụ gắn kết mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, thúc đẩy nhân viên làm việc, nghiên cứu và phát triển các chiến lược kinh doanh mới,…Tất cả hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp, tăng doanh thu và thu hút khách hàng hiệu quả.
Xử lý thông tin hiệu quả
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn có khả năng thu thập thông tin và dữ liệu từ môi trường bên ngoài để nội bộ doanh nghiệp xử lý, sau đó cung cấp ra bên ngoài những thông tin như: Giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, các chính sách,…
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Việc trao đổi thông tin linh hoạt và thường xuyên giữa các bộ phận trong doanh nghiệp giúp các bộ phận cấp cao tối ưu hóa khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt cho chiến lược kinh doanh dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm nhiều chi phí hơn.
Giảm tối đa rủi ro
Nhờ áp dụng các công nghệ tự động hóa cho việc vận hành hệ thống thông tin doanh nghiệp mà nhân sự có thể giảm nguy cơ mắc lỗi trong việc thu thập, xử lý và phân tích các dữ liệu. Dẫn đến tăng độ hiệu quả cho quá trình làm việc của các phòng ban trong doanh nghiệp.
Cấu trúc của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Với nhiệm vụ gắn kết các bộ phận của doanh nghiệp để trao đổi linh hoạt các thông tin, dữ liệu và đề ra những chiến lược kinh doanh nên hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được phân ra thành hai luồng thông tin sau đây:
Dòng thông tin theo chiều dọc
Luồng thông tin này lại được phân nhánh thành hai loại thông tin:
-
Thông tin từ trên xuống
Đây là thông tin được truyền tải từ bộ phận cấp cao đến quản lý của những bộ phận cấp thấp hơn trong doanh nghiệp, và từ quản lý thì thông tin này được truyền đến nhân viên. Thông tin được truyền tải thường là các quyết định, chỉ dẫn trong hoạt động và quy định, chuẩn mực để đánh giá nhân viên.
-
Thông tin từ dưới lên
Đây là thông tin từ cấp dưới lên đến các cấp cao hơn trong doanh nghiệp. Thông tin được chuyển lên thường là các báo cáo về tình hoạt động, kiến nghị, khiếu nại cho những vấn đề mà một cá nhân hay cả một bộ phận ở cấp thấp đang gặp phải để xin hướng giải quyết hợp lý từ cấp trên.
Dòng Thông tin theo chiều ngang
Luồng thông tin này của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp xuất hiện khi có sự tương tác, trao đổi thông tin giữa các nhân viên, lãnh đạo hoặc quản lý các bộ phận có cấp bậc và quyền hạn ngang bằng nhau.
Quá trình này sẽ giúp nội bộ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc trao đổi thông tin và đảm bảo các quá trình sản xuất diễn ra ra theo một trật tự nhất định. Bên cạnh đó, việc giao tiếp theo hình thức này giúp các cá nhân cảm thấy thoải mái hơn, đồng thời tránh tình trạng thông tin bị méo mó vì thông tin được truyền tải thường mang tính phối hợp hành động hơn là mệnh lệnh như dòng thông tin theo chiều dọc.
Như vậy thông qua bài viết này, truyền thông TMS đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và những ảnh hưởng của nó đến hoạt động của doanh nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về bài viết này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp nhé!
